27-02-2013

Как долго хранить бухгалтерские документы

Как долго хранить бухгалтерские документы

Согласно законодательству проверке подлежат те бухгалтерские документы, которые охватывают период не более трех лет. Логично предположить, что этот «возраст» и является сроком хранения бухгалтерской документации. Однако есть некоторая категория документов, срок хранения которых превышает или меньше трехлетнего периода.

Как правило, документы, хранящиеся в архивах нужны для проверок контролирующими органами. Чтобы ответить на вопрос, как долго необходимо хранить бухгалтерские документы, следует обратиться к действующему законодательству, которое регулирует  работу каждого из ведомств, заинтересованных в корпоративных архивах.

Документы, предназначенные для проверок налоговой инспекцией, хранятся три года. Об этом говорится в пункте 4 статьи 89 НК РФ, который определяет период, который может проверяться при проведении выездной налоговой проверки. Его срок ограничивается тремя календарными годами, предшествующих дате вынесения решения о том, что будет проводиться проверка. Казалось бы ответ исчерпывающий: срок хранения - три года. К слову сказать, данный период также подтверждается статьей 196 ГК РФ, где «общий срок исковой давности устанавливается в три года».

Однако на практике не все так просто. Если вернуться к налоговому кодексу, то подпункт 8 пункта 1 статьи 23 четко говорит об обязанности налогоплательщиков, которая заключается в четырехлетнем обеспечении сохранности данных, содержащихся в бухгалтерском и налоговом учете и других документах, участвующих в исчислении и уплаты налогов. Также сюда входят документы предприятий и лиц, занимающихся индивидуальным предпринимательством, подтверждающих доходы, понесенные расходы и уплату (удержание) сумм налогов. Иными словами, к тому трехлетнему периоду, в течение которого нужно вести архив, прибавляется еще один год. К слову сказать, аналогичный порядок установлен и для налоговых агентов, зачастую выступающих в лице работодателей (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Если заглянуть в «новый завет» для бухгалтеров, в его статью 29 402-ФЗ, то увидим предписание о хранении документов и электронных баз не менее пяти лет со ссылкой на  Федеральной закон от 22 ноября 2004 года № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Безусловно, ведение архива компаниями необходимо не только для предоставления документов налоговикам. Документы могут понадобиться и для проверок сотрудниками  других ведомств. Так, например, для ФСС бухгалтерская документация должна храниться дольше всего. Этого требуют нормы подпункта 6 пункта 2 статьи 28 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ, согласно которым налогоплательщики должны хранить не менее шести лет те документы, которые, подтверждают расчет и перечисление в бюджет сумм страховых взносов.

Однако, из выше перечисленных требований по срокам хранения документов, есть исключения.

Наименование документа

Срок хранения

Основания

Документы, касающиеся приобретения ОС

Дополнительно 4 года после списания ОС

Пп. 8 п. 1 ст. 23 и ст. 252 НК РФ

Письма Минфина РФ 26.04.2011 г. № 03-03-06/1/270, от 15.09.2005 г. № 03-03-02/84

Документы, которые подтверждают понесенные убытки

Если вследствие убытка уменьшается налоговая база (максимум 10 лет) и 4 года после

Пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 2, 4 ст. 283 НК РФ, п. 5 ст. 346.6 НК РФ - для плательщиков сельхозналога, п. 5 ст. 346.6 НК РФ - для УСН

Письма Минфина РФ от 23.04.2009 г. № 03-03-06/1/276, от 03.04.2007 г. № 03-03-06/1/206

Если ранее была проверка налоговиков, то документы, касающиеся этого убытка можно не хранить по определению ВАС РФ от 06.06.2008 г. № 6899/08.

Документы, подтверждающие списание дебиторской задолженности

4 года с момента списания

Пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ

Годовая бухгалтерская отчетность

Вечно

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г.

Счета-фактуры, книги покупок и продаж

4 года с даты последней учетной записи

П. 13 и 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость


Назад